herb BIP - Urząd Miejski w Gryficach

www.gryfice.eu

Zadania Wydziału Ogólno-Administracyjnego, Biura Rady Miejskiej

Do zadań Wydziału Ogólno-Administracyjnego należy:
1. Zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi, Zastępcom Burmistrza, Sekretarzowi i Skarbnikowi oraz sprawy kancelaryjno-techniczne, a w szczególności:

  1. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
  2. prowadzenie ewidencji korespondencji,
  3. prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
  4. prowadzenie centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw,
  5. prowadzenie centralnego rejestru umów finansowanych ze środków budżetowych Gminy,
  6. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie - spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępców Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika,
  7. prenumerata czasopism,
  8. nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
  9. prowadzenie archiwum zakładowego,
  10. przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcami Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych wydziałów,

2. Administracyjno-gospodarcza obsługa Urzędu.
3. Nadzór nad realizacją zadań związanych z ochroną przeciwpożarową budynku Urzędu.
4. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, a w szczególności:

  1. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
  2. organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
  3. przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
  4. zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
  5. zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
  6. przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
  7. ewidencja czasu pracy pracowników,
  8. kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych.

5. Zadania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
6. W zakresie profilaktyki przeciwalkoholowej i zdrowotnej prowadzenie spraw związanych z:

  1. wychowaniem w trzeźwości i przeciwdziałaniem alkoholizmowi,
  2. zwalczaniem chorób zakaźnych,
  3. współpraca z różnymi instytucjami w zakresie ochrony zdrowia,
  4. realizacja zadań wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii,
  5. organizowaniem i nadzorowaniem działalności świetlic socjoterapeutycznych, prowadzonych w ramach zadań Gminnego Programu Profilaktyki, Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania Narkomanii.

7. W zakresie spraw obywatelskich prowadzenie w szczególności:

  1. prowadzenie spraw w zakresie ewidencji ludności,
  2. prowadzenie spraw związanych z obsługą dowodów osobistych,
  3. sporządzanie spisów wyborców oraz aktualizacja rejestrów wyborców,
  4. przechowywanie dokumentacji /kopert/ dowodowych oraz korespondencja w tym zakresie,
  5. aktualizacja danych osobowych w systemie,
  6.  przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,

8. W zakresie działalności gospodarczej prowadzenie spraw związanych z:

  1. ewidencją przedsiębiorców w zakresie centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,
  2. ewidencją obiektów świadczących usługi hotelarskie, obiektu nie będącego obiektem hotelarskim,
  3. rejestrem i zezwoleniami na działalność (transport, taksówki, handel, handel alkoholami, żłobki i kluby dziecięce),
  4. określaniem cen urzędowych za usługi przewozowe gminnego transportu zbiorowego,
  5. targami i targowiskami.

9. Zarządzanie transportem własnym Urzędu, oraz prowadzenie wszelkiej dokumentacji z tym związanej.
10. Koordynowanie spraw informatyki Urzędu oraz zapewnienie bezpieczeństwa informacji w systemie informatycznym.
11. Dbałość o bezawaryjne funkcjonowanie wyposażenia komputerowego i telekomunikacyjnego w Urzędzie oraz jego konserwacja.
12. Wdrażanie oprogramowania sprzętu komputerowego oraz organizowanie jego napraw w serwisach gwarancyjnych i pogwarancyjnych.
13. Realizacja obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie     wykazanym dla administratora danych osobowych,
14. Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.
15. Przyjmowanie zawiadomień o zgromadzeniach.
16. Ubezpieczanie wraz z jednostkami organizacyjnymi majątku Gminy.
17. Ubezpieczanie członków OSP i MDP.
18. Organizowanie komunikacji miejskiej (gminnej).    
19. Organizowanie wyborów do parlamentu europejskiego, prezydenckich, do sejmu i senatu, sejmików województw, rad powiatów, gmin, burmistrza, organów w sołectwach i osiedlach oraz referendów.
20. Koordynacja współpracy z organizacjami pozarządowymi.
21. Realizacja zadań obronnych wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania gminy.
22. Gromadzenie i udostępnianie w BIP oraz przekazywanie do US oświadczeń majątkowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych i pracowników Urzędu wskazanych ustawą.
23. Przygotowywanie planu dochodów i wydatków do projektu budżetu w zakresie prowadzonych zadań Wydziału oraz sprawozdań z realizacji budżetu.
24. Prowadzenie wewnętrznego rejestru umów finansowanych ze środków budżetowych Gminy.

Integralną częścią Wydziału Ogólno-Administacyjnego jest Biuro Rady do którego zadań należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne, a w szczególności:

  1. współpraca z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przygotowania materiałów pod obrady Rady i jej komisji,
  2. współpraca z Wydziałem Finansowym w zakresie wypłacania radnym diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowych,
  3. współpraca z Radcą Prawnym w zakresie właściwego przygotowania projektów uchwał Rady, stanowisk i opinii komisji pod względem merytoryczno-prawnym,
  4. przygotowywanie i obsługa sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji,
  5. sporządzanie i przechowywanie protokołów sesji Rady i komisji,
  6. prowadzenie zbioru uchwał Rady,
  7. przekazywanie podjętych uchwał do Wojewody Zachodniopomorskiego, RIO, Wydziału Ogólno-Administracyjnego, właściwym komórkom Urzędu i jednostkom organizacyjnym,
  8. prowadzenie rejestrów: uchwał Rady, klubów radnych, interpelacji i wniosków radnych, skarg i wniosków ludności,
  9. prowadzenie dokumentacji dotyczącej danych osobowych radnych w tym gromadzenie i przechowywanie oświadczeń o stanie majątkowym i innych oświadczeń i informacji wymaganych przez przepisy, składanych przez radnych przewodniczącemu,
  10. przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i komisji,
  11. udzielanie pomocy i instruktażu radnym w sprawowaniu mandatu radnego,
  12. organizowanie szkoleń radnych,
  13. przygotowywanie i przekazywanie do archiwum dokumentacji Rady,
  14. przygotowywanie projektu wydatków do rocznych budżetów gminy niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania Rady, jej komisji i Biura,
  15. prowadzenie rejestru prawa miejscowego i udostępnianie tych przepisów zainteresowanym,
  16. informowanie mieszkańców poprzez stronę internetową o terminach kolejnych sesji Rady Miejskiej,
  17. przekazywanie - za pośrednictwem Sekretariatu - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
  18. prowadzenie rejestru instytucji kultury,
  19. gromadzenie i udostępnianie w BIP oraz przekazywanie do US oświadczeń majątkowych radnych,
  20. przekazywanie do BPI-u informacji o podjętych uchwałach i innych informacji związanych z funkcjonowaniem Rady.

aktualizacja: 21.06.2018 r.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Karina Markowska 04-07-2003 14:02
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: 01-01-2013
Ostatnia aktualizacja: Luiza Kowalska 21-06-2018 10:36